انواع روش‌ها و تکنیک‌ها برای مدیریت زمان شما وجود دارد. همه آنها یک هدف مشابه دارند: کمک به شما برای استفاده موثر از زمان برای انجام مهم‌ترین وظایف خود. مدیریت زمان موفق به این معنی است که تمرکز خود را حفظ کرده و روی اولویت‌ها کار می‌کنید. در این مقاله از مجله اُکالا می‌خواهیم در مورد مفهوم اولویت‌بندی زمانی و اثرات آن صحبت کنیم.
یک عامل کلیدی در مدیریت زمان شما
قبل از اینکه بتوانید اولویت‌بندی کنید، باید اهداف خود را درک کنید. چیزهایی که می‌خواهید امروز، این هفته و در آینده به دست آورید چیست؟ مهم‌ترین وظایف شما آنهایی هستند که به شما در رسیدن به این اهداف کمک می‌کنند.
چند دقیقه وقت بگذارید و اهدافتان را یادداشت کنید تا بتوانید هنگام ایجاد و مرتب کردن فهرست کارهایتان آنها را در ذهن داشته باشید چرا که برای رسیدن به اهدافتان به شما کمک می‌کنند.
تصمیم‌گیری در مورد آنچه برای مدیریت مهم است
چه در مورد شغل یا زندگی شخصی خود صحبت کنید، داشتن اهداف مطابق با دستاوردهای معنادار مهم است. ما زمان محدودی داریم، بنابراین همه چیز نمی‌تواند به طور برابر مهم یا فوری باشد. برای دستیابی موفقیت آمیز به اهداف خود، باید بالاترین اولویت‌های خود را مشخص کنید تا بتوانید روی آنها تمرکز کنید.
همه ما مسئولیت‌های حرفه‌ای و شخصی داریم که بر اولویت‌های ما تاثیر می‌گذارد. اولویت‌های دیگران نیز می‌تواند بر ما تاثیر بگذارد. درخواست‌های دیگران نیز باید مد نظر شما باشد اما در عین حال می‌تواند در اولویت شما نباشد. از ارزش‌ها و آرزوهای خود برای کمک به درک اولویت‌های خود استفاده کنید.
بیشتر بخوانید: اگر احساس شکست می‌کنید این را بخوانید
واقعاً وقت خود را کجا می‌گذرانید؟
آیا تا به حال وقتی به پایان روز رسیده‌اید، فکر کرده‌اید زمان امروز را چگونه گذرانده‌اید؟ انواع و اقسام اتلاف‌کننده‌های زمان وجود دارند که می‌توانند وقت ما را بدزدند.
در حالی که رایانه‌ها و تلفن‌های هوشمند ابزارهای خوبی برای بهره‌وری هستند، اما منبعی برای حواس‌پرتی نیز هستند. بسیاری از مردم زمان زیادی را صرف پیامک، بررسی شبکه‌های اجتماعی، پخش محتوا، بازی کردن و خرید می‌کنند. طبق آمار در اغلب کشورهای توسعه یافته، یک بزرگسال به طور متوسط تقریباً ۸ ساعت در روز را با رسانه‌های دیجیتال سپری می‌کند.
خرید آنلاین و بازی‌های ویدیویی اتلاف وقت آشکار است. حتی اگر کارهای ارزشمند ما را از انجام اولویت‌های بالاتر باز دارند، می‌توانند باعث اتلاف وقت شوند. کمک به افراد دیگر در انجام کارهایشان می‌تواند اتلاف وقت دیگری باشد اگر بر بهره‌وری شما تأثیر بگذارد؛ بنابراین، بخش مهمی از مدیریت زمان اولویت‌بندی درخواست‌های بیرونی در برابر اولویت‌های خود است.
مزایای اولویت‌بندی
اولویت‌بندی به افزایش بهره‌وری کمک می‌کند. با تمرکز بر روی کارهای با اولویت اول خود، می‌توانید آنها را به‌سرعت و کارآمد انجام دهید. این می‌تواند زمان بیشتری برای تمرکز بر کارهای دیگر در اختیار شما بگذارد. این نه‌تنها بهره‌وری شما را افزایش می‌دهد، بلکه به ایجاد حرکت کمک می‌کند و انجام کارهای باقی‌مانده را آسان‌تر می‌کند.
یکی دیگر از مزایای اولویت‌بندی این است که به کاهش استرس و اضطراب کمک می‌کند. وقتی یک فهرست طولانی از وظایف برای تکمیل دارید، طبیعی است که احساس فشار و استرس کنید. با این حال، با اولویت‌بندی کارها، می‌توانید آنها را به بخش‌های کوچک‌تر و قابل مدیریت تقسیم کنید. بدیهی است تمرکز روی یک کار، آن را در یک زمان محدود آسان‌تر می‌کند بدون اینکه احساس خستگی کنید.
مهم در مقابل فوری
هنگام رویارویی با وظایف فوری، چه کارهای خود یا شخص دیگری باشد، به راحتی از چشم‌انداز چیزهای مهم غافل می‌شوید. اغلب، احساسات پیرامون یک کار اضطراری، آن را بیش از اولویتی که شایسته آن است بالا میبرد. با این حال، همه چیز در زندگی در مورد انتخاب است. انتخاب انجام یک کار به این معنی است که زمان کمتری برای صرف چیز دیگری خواهید داشت.
اگر متوجه شدید که وقت کم دارید و ضرب‌الاجل را از دست داده‌اید، وقت آن است که روی اولویت‌های خود کار کنید. به یاد داشته باشید، همه فعالیت‌ها به یک اندازه مهم نیستند، حتی اگر فوری به نظر برسند.
بیشتر بخوانید: با این روش‌های ساده، سحرخیز شدن دیگر سخت نیست
۳ راه برای اولویت‌بندی وظایف کاری و لیست کارهای شما
هنگامی که اهداف کوتاه مدت و بلند مدت خود را درک کردید و فهرستی از وظایف قابل اجرا داشتید، آماده اولویت‌بندی هستید.
ابتدا این اطلاعات کلیدی را به هر مورد در فهرست خود اضافه کنید:
- سررسید یا مهلت مقرر
- زمان مورد نیاز برای تکمیل
- اهمیت در مقیاس ۱ تا ۳ (یا هر مقیاسی که شما انتخاب می‌کنید)
همان‌طور که در حال پردازش فهرست خود هستید و تصمیم می‌گیرید که هر کار چقدر طول بکشد، قانون ۲ دقیقه را اعمال کنید: اگر کاری را می‌توان در دو دقیقه یا کمتر انجام داد، به جای صرف وقت برای سازماندهی و مرور آن در فهرست کارهای خود، فوراً آن را انجام دهید.
پس از تکمیل و حذف کارهای کوتاه از فهرست خود، می‌توانید یکی از این روش‌های محبوب را برای اولویت‌بندی کارهای باقی مانده امتحان کنید:
روش اولویت نسبی
این روش اولویت‌بندی، همه وظایف شما را بر اساس نمره اهمیتی که به آن داده‌اید، رتبه‌بندی می‌کند؛ بنابراین اگر از یک مقیاس ۱ تا ۳ استفاده می‌کنید، تمام وظایفی که ۱ تعیین می‌شود بسیار مهم خواهند بود.
یکی از مشکلات این روش اولویت‌بندی کار این است که شما هنوز هم می‌توانید تعداد زیادی کار مهم برای تکمیل داشته باشید، بنابراین باید همه وظایف را با رتبه‌بندی یکسان نسبت به یکدیگر بسنجید تا تصمیم بگیرید کدام یک را اولویت‌بندی کنید یا اول تمام کنید.
روش مهم‌ترین وظایف امروز (MITs)
این راهبُرد و تکنیک اولویت‌بندی کار هوشمند که به روش “آی وی لی” نیز معروف است، شما را بر روی سه تا شش مورد از مهم‌ترین وظایف خود در هر روز متمرکز می‌کند. شما همچنان آزاد هستید که روی کارهای دیگر کار کنید، اما تمرکز اصلی شما باید روی مهم‌ترین وظایف امروز باشد.
روش ماتریس اولویت
این روش برای اولویت‌بندی وظایف به شما اجازه می‌دهد یک مربع بکشید و آن را به چهار ربع تقسیم کنید. دو ربع بالایی دارای برچسب فوری / غیر فوری هستند. دو مورد پایینی دارای برچسب مهم / غیرمهم هستند. شما برای هر کار در فهرست کارهایتان یکی از ربع‌ها را انتخاب می‌کنید.
مواردی که در ربع فوری و مهم قرار می‌گیرند در اولویت قرار می‌گیرند، در حالی که آنهایی که در ربع دیگر هستند ممکن است به تعویق افتاده، تفویض اختیار یا حذف شوند.
مانند هر مهارت یا عادت جدیدی، عملی کردن تکنیک‌هایی که در اینجا توضیح داده شد، زمان و انرژی متمرکز می‌طلبد. بازگشت در اولویت‌بندی زمانی و مزایای مدیریت و احساس موفقیت در بررسی موارد خارج از فهرست کارهای شما، ارزش تلاش را دارد.
به خاطر داشته باشید که اولویت‌بندی یک کار یکباره نیست. این یک فرآیند پویا و مداوم است. وظایف و اولویت‌ها می‌توانند به سرعت تغییر کنند، و ارزیابی مجدد و اولویت‌بندی مجدد وظایف به طور منظم ضروری است. همان‌طور که در این مقاله از مجله اُکالا گفته شد اولویت‌بندی زمانی به روش‌های مختلفی قابل پیاده‌سازی است که بستگی به سبک زندگی و ارزش‌های شما دارد. آیا شما برای کارهایتان اولویت‌بندی زمانی دارید؟ منتظر نظرات شما هستیم.
منبع: coamplifi
من هستی دفتری هستم، دانش آموخته روزنامه‌نگاری، روانشناسی و علوم اعصاب شناختی. بزرگترین دغدغه من در حوزه کاری، شناخت انسان‌ها و کمک بهشون برای داشتن ذهن و روانی سالم و تواناست. در مسیرم چیزهای زیادی هم از کتاب‌ها و نظریه‌ها و هم از تجربه‌های دیگران یاد گرفتم و اینجا سعی دارم دریافت خودم از بعضی مسائل رو به زبان ساده برای شما بنویسم. امیدوارم که نوشته‌هام بتونه اندکی راهنما و کارگشا باشه.
